ビジネスマナーを身につけよう！ お詫びの伝え方・例文・注意点

こんにちは！アパレル・食品販売のお仕事をご紹介している東商のブログ担当です！

『ビジネスマナー』という言葉は耳にしたことがあるかと思いますが、具体的な内容を理解している人は意外と少ないのかもしれません。

今回は、ビジネスマナーについて解説しながら、お詫びの伝え方や例文、注意点についてお話しします。

アパレル業界だけではなく、社会人全般に共通する内容なのでじっくりと読み進めてくださいね。

そもそもビジネスマナーとは？

ビジネスマナーは、仕事（＝ビジネス）を円滑に進めるために欠かせない作法（＝マナー）のこと。

業種を問わず社会人に必須とされています。

それを代表するのが、身だしなみです。

身だしなみは、仕事で関わる相手に不快な思いをさせない、誠実さを外見でも表現するといった目的があります。

たとえば、男性はスーツとネクタイ、女性はストッキングを着用するのもそのひとつ。

身だしなみを整えることで、相手や仕事に真摯に向き合う姿勢を表しています。

ビジネスマナーは取引先向け？

「ビジネスマナーの相手は？」と聞かれると、お客さまや取引先を思い浮かべる人もいるかと思いますが、答えは『仕事で関わるすべての人たち』です。

お客さまや取引先はもちろんのこと、社内の先輩や後輩、上司、同僚、系列会社の従業員など、すべての関係者。

さらにくわしくいうと、ビルのメンテナンス業者や配送業者など、直接的な取引きを行わない人たちにも相応のマナーが必要です。

ビジネスマナーを大切にするからこそ、人間関係が円滑になり、業務推進がスムーズになり、仕事依頼も継続するといえるでしょう。

ミスが起きたらまずはお詫びを

仕事をしていると、誰でもなにかしらのミスを起こしてしまいます。

そのようなときは言い訳ではなく、『お詫びの言葉』を先に伝えるのがマナーです。

ミスやトラブルが発生したときは、多少なりとも迷惑がかかってしまったり、不快な思いをさせてしまうもの。

まずは、そういった人たちにお詫びの言葉で謝罪の気持ちを伝えてください。

近くにいる人には直接口頭で、相手が外出中であれば取り急ぎメールを送付し、先方の業務が落ち着いたタイミングに電話などでもお詫びを伝えましょう。

お詫びの言葉～メール編

ひとことでお詫びの言葉といっても、いろいろな種類があります。

ここでは、いくつかのシーンを想定してそれぞれの場面に適したお詫びの言葉と例文をご紹介しましょう。

◆社内メールで間違ったデータを送付してしまった

〇〇課 〇〇さま

おつかれさまです。

△△課 △△です。

先ほど送付のデータに誤りがあり、大変失礼いたしました。

本メールにて正しいデータを添付いたしますので、お手すきの際にご確認をお願いいたします。

今後は同じミスを起こさないように気を付けます。

△△課 △△

◆取引先への発注数を間違えてしまった

株式会社〇〇工業 〇〇部 〇〇さま

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△ 〇〇課 〇〇でございます。

〇〇年〇月〇日に〇〇工業さまに発注させていただいた数量に誤りがございました。

多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

お詫びとともに正しい数量をお伝えしようと思い、先ほどお電話いたしましたがご不在でしたのでメールを送らせていただきました。

正しい発注書を本メールに添付いたしますので、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。

今後は発注時の確認作業を徹底し、ミス防止に努めてまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 〇〇課 〇〇

◆お客さまへの配送商品が不良品だった

○○さま

いつも弊社商品をご愛用いただき誠にありがとうございます。

○○メーカー 〇〇店 ○○と申します。

お受け取りいただいた商品に縫製不良によるほつれが見受けられたとのことで、多大なご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。

また、今回の件について電話連絡を頂戴し、お手数をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申しあげます。

新しい商品は○月○日の到着予定で、本日発送させていただきました。

お手元の欠陥商品につきましては、大変恐れ入りますがお受け取りいただいたダンボールに入れていただき、ダンボールに同封の送り状と併せて配送業者にお渡しいただけますでしょうか。

今後はこのようなことが起きないよう、商品管理体制を強化してまいりますので、変わらぬお引き立てをいただけますと幸いでございます。

○○メーカー 〇〇店 ○○

※メールでは、宛名　文章　署名 というように、文章の前後には空行を設けてください。

お詫びの三原則

お詫びの言葉を伝えるときは、まずはお詫びから、相手が受けた迷惑や不快な気持ちに対しての謝罪の言葉、そして今後の改善策を明記します。

ミスやトラブルが起きたときは、ビジネスマナーに沿ったお詫びの言葉と真摯な姿勢を伝えるのが鉄則。

これらの心がけと取り組みは、今後の仕事と関係性をスムーズに保つために欠かせないものとなります。